Notifiche ed email

Notifiche ed email

Il sistema di notifiche di Dotify automatizza la comunicazione con i tuoi clienti, inviando promemoria di scadenza al momento giusto e con il messaggio appropriato. Puoi configurare regole, template e personalizzazioni per adattare ogni aspetto alle tue esigenze.

Regole di notifica (trigger)

Le regole di notifica sono il motore dell’automazione in Dotify. Ogni regola definisce quando e come inviare una notifica al cliente.

Come funziona una regola

Ogni regola è basata su un trigger temporale: invia una notifica X giorni prima della data di scadenza. Puoi creare più regole per costruire una sequenza di promemoria progressiva.

Esempio di sequenza tipica:

Transizioni di stato automatiche

Ogni regola può includere una transizione di stato automatica. Quando la regola si attiva e l’email viene inviata, lo stato della scadenza viene aggiornato automaticamente. Questo ti permette di avere sempre una visione aggiornata dello stato di ogni scadenza senza intervento manuale.

Attivazione e disattivazione

Ogni regola può essere attivata o disattivata individualmente. Questo è utile per:

• Sospendere temporaneamente una regola senza eliminarla.
• Testare nuove regole prima di renderle operative.
• Gestire periodi particolari (ferie, festività) in cui non vuoi inviare notifiche.

Template email personalizzabili

Ogni regola di notifica utilizza un template email che definisce il contenuto del messaggio inviato al cliente. I template sono completamente personalizzabili.

Associazione template-regola

Puoi associare un template diverso a ogni regola, consentendoti di modulare il tono e il contenuto in base alla fase della comunicazione:

• Prima notifica – Tono cordiale e informativo.
• Seconda notifica – Tono più diretto con riepilogo del servizio.
• Sollecito – Tono urgente con dettagli per il pagamento.

Override per singola scadenza

Se una specifica scadenza richiede un messaggio diverso da quello standard, puoi impostare un override del template direttamente sulla scadenza. Il template personalizzato verrà utilizzato al posto di quello della regola solo per quella scadenza specifica.

Suggerimento: Utilizza gli override per scadenze particolari, ad esempio quando un cliente ha concordato condizioni speciali o quando il servizio richiede istruzioni aggiuntive per il rinnovo.

Orario di invio programmabile

Puoi configurare l’orario di invio delle notifiche per assicurarti che le email vengano recapitate nel momento più opportuno. Ad esempio, puoi programmare l’invio alle 9:00 del mattino per massimizzare la probabilità che il cliente legga l’email durante l’orario lavorativo.

L’orario rispetta il timezone configurato nel tuo account.

Template multi-lingua

Dotify supporta template email in 5 lingue:

Per ogni regola puoi creare varianti del template in lingue diverse. Dotify selezionerà automaticamente la versione corretta in base alla lingua del cliente o alle tue impostazioni.

Editor email a blocchi (Plus+)

I piani Plus e Ultimate includono un editor email a blocchi avanzato che ti permette di creare email visualmente accattivanti senza conoscenze di HTML.

Con l’editor a blocchi puoi:

• Trascinare e rilasciare blocchi di contenuto (testo, immagini, bottoni, separatori).
• Personalizzare colori, font e spaziature.
• Creare layout a più colonne.
• Visualizzare un’anteprima in tempo reale del risultato finale.
• Testare la resa su desktop e mobile.

SMTP personalizzato (Plus+)

Con i piani Plus e Ultimate puoi configurare un server SMTP personalizzato per l’invio delle email, utilizzando il tuo dominio professionale invece dell’indirizzo predefinito di Dotify.

Configurazione

Per configurare il tuo SMTP personalizzato, vai su Impostazioni > Email > SMTP e inserisci:

• Host SMTP (es. smtp.tuodominio.it)
• Porta (es. 587 per TLS, 465 per SSL)
• Username
• Password
• Indirizzo mittente (es. [email protected])
• Nome mittente (es. “Nome Agenzia”)

Health check automatico

Dotify esegue automaticamente un health check periodico del tuo server SMTP per verificare che la connessione sia attiva e funzionante. In caso di problemi, riceverai una notifica tempestiva per intervenire prima che le email ai clienti vengano bloccate.

Suggerimento: Configurare un SMTP personalizzato migliora significativamente la deliverability delle email e la percezione professionale da parte dei tuoi clienti. Assicurati di configurare anche i record SPF, DKIM e DMARC sul tuo dominio.

Branding personalizzato (Plus+)

I piani Plus e Ultimate ti consentono di personalizzare l’aspetto delle email inviate ai clienti:

• Logo personalizzato – Carica il logo della tua agenzia che verrà inserito nell’intestazione di ogni email.
• Footer HTML personalizzato – Crea un piè di pagina personalizzato con le informazioni della tua agenzia, link utili, informativa privacy e qualsiasi altro contenuto in formato HTML.

Log consegne email

Dotify registra ogni email inviata in un log dettagliato che include:

Il log ti permette di verificare in qualsiasi momento se un cliente ha ricevuto la notifica e di diagnosticare eventuali problemi di consegna.

Variabili dinamiche

I template email supportano variabili dinamiche che vengono sostituite automaticamente con i dati reali al momento dell’invio. Le variabili disponibili sono:

Esempio di utilizzo nel template

Un template email potrebbe contenere un testo come il seguente:

Gentile {{client_name}},

ti informiamo che il servizio {{type}} “{{deadline_title}}” presso il fornitore {{provider}} è in scadenza il {{due_date}}.

L’importo per il rinnovo è di {{amount}}.

Ti preghiamo di confermarci se desideri procedere con il rinnovo.

Suggerimento: Testa sempre i template inviando un’email di prova a te stesso prima di attivare le regole. Verifica che tutte le variabili vengano sostituite correttamente e che il layout sia visualizzato come previsto.