Gestione scadenze

Gestione scadenze

Le scadenze sono l’elemento centrale di Dotify. Ogni scadenza rappresenta un servizio da rinnovare per un cliente, con tutte le informazioni necessarie per monitorarne lo stato, automatizzare le notifiche e tenere traccia dei costi e dei ricavi.

Creazione di una scadenza

Per creare una nuova scadenza, accedi alla sezione Scadenze e clicca su “Nuova scadenza”. Compila i seguenti campi:

Suggerimento: Compila sempre sia l’importo che il costo per ogni scadenza. Questo ti permetterà di calcolare automaticamente il profitto su ogni servizio e avere report finanziari accurati.

Scadenze ricorrenti

Molti servizi digitali si rinnovano periodicamente. Dotify gestisce automaticamente le ricorrenze, evitandoti di dover creare manualmente una nuova scadenza ogni volta.

Le frequenze di ricorrenza disponibili sono:

Quando segni come pagata una scadenza ricorrente, Dotify non ne crea una nuova: sposta la data della stessa scadenza al ciclo successivo, in base alla frequenza impostata, e la riporta allo stato predefinito (“Da rinnovare”). Tutti gli altri dati restano invariati e il giro precedente resta nello storico.

Suggerimento: Un pacchetto che comprende dominio, hosting e caselle email conviene inserirlo come tre scadenze distinte dello stesso cliente: hanno date, importi, costi e fornitori diversi, e così il profitto di ogni servizio resta leggibile.

Stati delle scadenze

Ogni scadenza ha uno stato che ne indica la fase corrente nel ciclo di vita. Il setup veloce di Dotify crea automaticamente 6 stati predefiniti, ciascuno con un colore identificativo:

Personalizzazione degli stati

Puoi personalizzare completamente gli stati in base alle tue esigenze:

• Modifica nome e colore degli stati esistenti.
• Crea nuovi stati per adattare il flusso di lavoro alla tua operatività.
• Riordina gli stati per riflettere il tuo workflow specifico.

Tipi di servizio

I tipi di servizio categorizzano le scadenze per natura del servizio offerto. Il setup veloce include 5 tipi predefiniti:

1. Antispam – Servizi di protezione antispam per email
2. Dominio – Registrazione e rinnovo di nomi di dominio
3. Hosting – Servizi di hosting web (shared, VPS, dedicato, cloud)
4. Privacy policy – Aggiornamento di privacy e cookie policy dei siti
5. Manutenzione annuale – Contratti di manutenzione e aggiornamento dei siti

Come per gli stati, puoi creare tipi di servizio personalizzati con nome e colore a tua scelta. Alcuni esempi di tipi aggiuntivi comuni:

• Certificato SSL
• PEC
• SEO
• Social Media Management
• Licenze software
• Email marketing

Archiviazione delle scadenze

Come per i clienti, anche le scadenze seguono il principio dell’archiviazione invece dell’eliminazione. Quando una scadenza non è più rilevante, puoi archiviarla:

• Le scadenze archiviate non compaiono nelle viste principali e nella dashboard.
• Restano sempre accessibili tramite il filtro “Archiviate”.
• Lo storico completo viene preservato, inclusi pagamenti e comunicazioni.
• Contano comunque nel limite di scadenze per cliente del piano gratuito.

Storico completo delle modifiche

Dotify registra automaticamente ogni modifica apportata a una scadenza, creando uno storico completo e immutabile. Per ogni modifica vengono registrati:

Lo storico è consultabile dalla scheda dettaglio di ogni scadenza e consente di ripercorrere l’intera evoluzione della scadenza nel tempo: cambi di stato, variazioni di importo, modifiche alle date e qualsiasi altra operazione.

Suggerimento: Lo storico delle modifiche è particolarmente utile quando lavori in team. Puoi sempre verificare chi ha apportato una modifica e quando, garantendo piena trasparenza e tracciabilità.

Costi condivisi

Alcuni costi non sono attribuibili a un singolo cliente ma vengono condivisi tra più scadenze o clienti. Ad esempio, un server dedicato che ospita i siti di più clienti.

Dotify permette di:

• Creare un costo condiviso con l’importo totale.
• Allocare il costo su più scadenze e/o clienti.
• Dividere automaticamente il costo in parti uguali tra le scadenze collegate, con ricalcolo a ogni aggiunta o rimozione.
• Visualizzare l’impatto del costo condiviso sul profitto di ogni singola scadenza.

Limiti per piano

Le scadenze per cliente sono illimitate su tutti i piani a pagamento. L’unico limite è sul piano gratuito:

Suggerimento: Nel piano gratuito il limite di 3 scadenze per cliente conta anche quelle archiviate. Se ti serve più spazio per un cliente, i piani a pagamento non hanno limiti di scadenze.