Gestione scadenze

Gestione scadenze

Le scadenze sono l’elemento centrale di Dotify. Ogni scadenza rappresenta un servizio da rinnovare per un cliente, con tutte le informazioni necessarie per monitorarne lo stato, automatizzare le notifiche e tenere traccia dei costi e dei ricavi.

Creazione di una scadenza

Per creare una nuova scadenza, accedi alla sezione Scadenze e clicca su “Nuova scadenza”. Compila i seguenti campi:

Suggerimento: Compila sempre sia l’importo che il costo per ogni scadenza. Questo ti permetterà di calcolare automaticamente il profitto su ogni servizio e avere report finanziari accurati.

Scadenze ricorrenti

Molti servizi digitali si rinnovano periodicamente. Dotify gestisce automaticamente le ricorrenze, evitandoti di dover creare manualmente una nuova scadenza ogni volta.

Le frequenze di ricorrenza disponibili sono:

Quando una scadenza ricorrente viene contrassegnata come Pagata, Dotify può generare automaticamente la scadenza successiva con la nuova data calcolata in base alla frequenza impostata, mantenendo tutti gli altri dati invariati.

Sotto-scadenze: gerarchia padre/figlio

Dotify supporta una struttura gerarchica per le scadenze, permettendoti di creare sotto-scadenze collegate a una scadenza principale (padre).

Questo è utile in diversi scenari:

• Servizi compositi – Un pacchetto hosting che include dominio, caselle email e certificato SSL può essere gestito come scadenza padre con sotto-scadenze per ogni componente.
• Progetti multi-fase – Un progetto con più milestone può avere una scadenza padre per il progetto complessivo e sotto-scadenze per ogni fase.
• Raggruppamento logico – Raggruppa scadenze correlate sotto un’unica voce per una vista più ordinata.

Suggerimento: Le sotto-scadenze ereditano il cliente dalla scadenza padre, ma possono avere date, importi e stati indipendenti. Usa questa funzionalità per gestire pacchetti di servizi complessi senza perdere il dettaglio di ogni componente.

Stati delle scadenze

Ogni scadenza ha uno stato che ne indica la fase corrente nel ciclo di vita. Il setup veloce di Dotify crea automaticamente 6 stati predefiniti, ciascuno con un colore identificativo:

Personalizzazione degli stati

Puoi personalizzare completamente gli stati in base alle tue esigenze:

• Modifica nome e colore degli stati esistenti.
• Crea nuovi stati per adattare il flusso di lavoro alla tua operatività.
• Riordina gli stati per riflettere il tuo workflow specifico.

Tipi di servizio

I tipi di servizio categorizzano le scadenze per natura del servizio offerto. Il setup veloce include 5 tipi predefiniti:

1. Antispam – Servizi di protezione antispam per email
2. Dominio – Registrazione e rinnovo di nomi di dominio
3. Hosting – Servizi di hosting web (shared, VPS, dedicato, cloud)
4. PEC – Posta Elettronica Certificata
5. Cloud – Servizi cloud (storage, computing, backup)

Come per gli stati, puoi creare tipi di servizio personalizzati con nome e colore a tua scelta. Alcuni esempi di tipi aggiuntivi comuni:

• Certificato SSL
• Manutenzione sito
• SEO
• Social Media Management
• Licenze software
• Email marketing

Archiviazione delle scadenze

Come per i clienti, anche le scadenze seguono il principio dell’archiviazione invece dell’eliminazione. Quando una scadenza non è più rilevante, puoi archiviarla:

• Le scadenze archiviate non compaiono nelle viste principali e nella dashboard.
• Restano sempre accessibili tramite il filtro “Archiviate”.
• Lo storico completo viene preservato, inclusi pagamenti e comunicazioni.
• Possono essere ripristinate in qualsiasi momento.
• Non vengono conteggiate nei limiti del piano.

Storico completo delle modifiche

Dotify registra automaticamente ogni modifica apportata a una scadenza, creando uno storico completo e immutabile. Per ogni modifica vengono registrati:

Lo storico è consultabile dalla scheda dettaglio di ogni scadenza e consente di ripercorrere l’intera evoluzione della scadenza nel tempo: cambi di stato, variazioni di importo, modifiche alle date e qualsiasi altra operazione.

Suggerimento: Lo storico delle modifiche è particolarmente utile quando lavori in team. Puoi sempre verificare chi ha apportato una modifica e quando, garantendo piena trasparenza e tracciabilità.

Costi condivisi

Alcuni costi non sono attribuibili a un singolo cliente ma vengono condivisi tra più scadenze o clienti. Ad esempio, un server dedicato che ospita i siti di più clienti.

Dotify permette di:

• Creare un costo condiviso con l’importo totale.
• Allocare il costo su più scadenze e/o clienti.
• Definire la quota di allocazione per ciascuna scadenza.
• Visualizzare l’impatto del costo condiviso sul profitto di ogni singola scadenza.

Limiti per piano

Il numero massimo di scadenze attive per ogni cliente dipende dal piano sottoscritto:

Suggerimento: Ricorda che le scadenze archiviate non contano nel limite del piano. Archivia regolarmente le scadenze completate o cancellate per mantenere ordine e spazio disponibile.