Fornitori e costi

La sezione Fornitori di Dotify ti consente di gestire in modo centralizzato tutti i fornitori di servizi digitali con cui collabori, tracciare i costi associati e distribuirli tra i tuoi clienti. Questo modulo è fondamentale per avere una visione chiara delle spese operative della tua agenzia o attività freelance.

Gestione fornitori

Dati del fornitore

Per ogni fornitore puoi registrare le seguenti informazioni:

Campo	Descrizione	Obbligatorio
Nome	Nome identificativo del fornitore (es. “Aruba”, “Cloudflare”, “Adobe”)	Si
URL	Indirizzo web del sito o pannello di gestione del fornitore	No
Contatti	Email, telefono o altri recapiti utili per l’assistenza	No
Credenziali	Username e password per l’accesso al pannello del fornitore	No

Sicurezza delle credenziali: tutte le credenziali salvate in Dotify vengono criptate prima di essere archiviate nel database. Questo garantisce che, anche in caso di accesso non autorizzato ai dati, le credenziali restino illeggibili. Solo gli utenti autorizzati della tua organizzazione possono visualizzarle in chiaro.

Personalizzazione visiva

Ogni fornitore può essere personalizzato visivamente per una migliore organizzazione:

Colore personalizzato: assegna un colore distintivo a ciascun fornitore. Questo colore verrà utilizzato nelle viste elenco e nelle scadenze associate, rendendo immediatamente riconoscibile il fornitore a colpo d’occhio.
Ordinamento personalizzato: riordina i fornitori secondo le tue preferenze tramite drag & drop, posizionando in cima quelli che utilizzi più frequentemente.

Fornitore predefinito

Puoi impostare un fornitore predefinito che verrà automaticamente selezionato quando crei una nuova scadenza. Questa funzione è particolarmente utile se la maggior parte dei tuoi servizi è concentrata su un unico provider (ad esempio il tuo hosting principale).

Per impostare un fornitore come predefinito, accedi alla lista fornitori e utilizza l’apposita opzione nel menu del fornitore desiderato.

Associazione a scadenze

I fornitori possono essere associati direttamente alle scadenze dei tuoi clienti. Quando crei o modifichi una scadenza (ad esempio il rinnovo di un dominio o di un hosting), puoi selezionare il fornitore corrispondente. Questo ti permette di:

Sapere immediatamente presso quale fornitore è attivo un determinato servizio
Accedere rapidamente alle credenziali del fornitore dalla scheda della scadenza
Filtrare le scadenze per fornitore, per avere una visione d’insieme dei servizi attivi presso ciascun provider
Valutare i costi complessivi per fornitore

Costi condivisi

Una delle funzionalità più potenti del modulo fornitori è la gestione dei costi condivisi. Molti servizi digitali (server, licenze software, CDN, strumenti di monitoraggio) vengono utilizzati trasversalmente per più clienti. Con i costi condivisi puoi:

Come funzionano

Crea un costo condiviso: definisci il costo totale del servizio e il fornitore associato.
Alloca il costo: distribuisci il costo su più clienti e/o scadenze specificando la quota per ciascuno, in percentuale o in valore assoluto.
Monitora: Dotify calcolerà automaticamente la ripartizione e ti mostrerà quanto ogni cliente contribuisce al costo complessivo del servizio.

Esempio pratico: hai un server dedicato che costa 120 €/mese e ospita i siti di 4 clienti. Puoi creare un costo condiviso e allocare 30 € a ciascun cliente, oppure percentuali diverse in base alle risorse utilizzate (es. 40%, 30%, 20%, 10%).

Frequenza dei costi

Ogni costo, sia individuale che condiviso, può avere una delle seguenti frequenze di ricorrenza:

Frequenza	Descrizione	Esempio d’uso
Mensile	Il costo si rinnova ogni mese	Abbonamenti SaaS, server cloud
Trimestrale	Il costo si rinnova ogni 3 mesi	Licenze software trimestrali
Annuale	Il costo si rinnova ogni anno	Domini, hosting annuali, certificati SSL
Una tantum	Costo singolo, non ricorrente	Setup iniziale, migrazione, acquisto tema

Suggerimento: utilizza la frequenza dei costi per avere una previsione accurata delle spese ricorrenti della tua attività. Nella dashboard potrai visualizzare i costi aggregati mensili, trimestrali e annuali per pianificare il budget con precisione.

Best practice

Registra tutti i fornitori: anche quelli con servizi gratuiti. Avere un elenco completo ti aiuta a mantenere il controllo di tutti gli strumenti utilizzati.
Aggiorna le credenziali: quando cambi una password presso un fornitore, aggiornala anche in Dotify per evitare disallineamenti.
Usa i colori in modo coerente: assegna colori simili a fornitori della stessa categoria (es. tonalità di blu per gli hosting, verdi per i servizi email).
Rivedi i costi periodicamente: controlla i costi condivisi almeno una volta al trimestre per assicurarti che le allocazioni siano ancora corrette.