Il censimento: i servizi che paghi e non rifatturi piu’ a nessuno

C’è un esercizio che quasi nessuna agenzia fa e che quasi sempre trova qualcosa: mettere in fila tutto quello che si sta pagando ogni mese e ogni anno, e chiedersi per chi.

Non è un esercizio contabile. È che i servizi ricorrenti si accumulano in silenzio, uno alla volta, ognuno per una buona ragione al momento in cui è stato attivato. Nessuno li ha mai contati tutti insieme, e nessuno si accorge quando una di quelle ragioni smette di esistere.

Il risultato tipico del primo censimento è una manciata di voci che paghi per clienti che non ci sono più, un paio che paghi due volte, e qualcosa che stai erogando senza fatturarlo da anni. Non è disorganizzazione: è quello che succede a chiunque gestisca cose che si rinnovano da sole.

Perché salta sempre fuori qualcosa?

La causa è strutturale, non caratteriale. Un servizio ricorrente ha un momento di attivazione, che è visibile e deliberato, e poi non ha più nessun momento in cui qualcuno debba decidere qualcosa. Si rinnova da solo finché non lo fermi.

Quando un cliente se ne va, il rapporto si chiude sul piano commerciale ma non su quello tecnico. Il sito viene spento, la collaborazione finisce, e intanto la casella di posta continua a rinnovarsi, il backup su cloud continua a girare, la licenza resta attiva. Nessuno di questi eventi genera un’email che ti dica «questo non serve più a nessuno».

Si aggiunge il fatto che i singoli importi sono piccoli. Una voce da qualche euro al mese non attira l’attenzione in nessun estratto conto. Venti voci da qualche euro al mese, per tre anni, sono un’altra cosa.

Si parte dagli estratti conto, non dai clienti

Questo è il punto che decide se il censimento funziona o no. L’istinto dice di partire dalla lista dei clienti e chiedersi per ciascuno quali servizi ha. È il modo sbagliato, perché troverai solo quello che già sai.

Bisogna partire dall’altro capo: gli ultimi dodici mesi di estratto conto e di fatture dei fornitori. Quella è l’unica fonte che contiene anche le cose che hai dimenticato, perché il denaro esce comunque, che tu te ne ricordi o no.

Dodici mesi sono il minimo perché la maggior parte dei rinnovi è annuale: con una finestra più corta i servizi che si rinnovano a gennaio semplicemente non compaiono. Conviene includere anche le carte di credito aziendali e gli abbonamenti pagati con conti diversi da quello principale, che sono i nascondigli classici.

Quattro categorie, e tre richiedono un’azione

Ogni riga che esce dal censimento finisce in una di quattro categorie. La prima è quella sana: paghi un costo, lo rifatturi a un cliente, il margine c’è. Su questa non c’è niente da fare se non verificare che il ricarico sia ancora quello che credi.

La seconda è il servizio erogato ma non fatturato: il cliente c’è, il servizio funziona, e a un certo punto ha smesso di comparire nelle tue fatture. Succede dopo un cambio di listino, dopo una migrazione, dopo un anno saltato. È la categoria con il recupero economico più immediato, perché basta rimettere la riga in fattura.

La terza è l’orfano vero: paghi per un cliente che non esiste più. La quarta è il duplicato, cioè lo stesso servizio comprato due volte da fornitori diversi, tipicamente dopo una migrazione in cui il vecchio non è mai stato disdetto.

I costi condivisi sono i più difficili

Un server su cui stanno dodici siti non appartiene a nessun cliente in particolare. Lo stesso vale per una licenza multi-sito o per un pacchetto antispam. Sono le voci che nel censimento restano fuori da tutte e quattro le categorie, perché non sai a chi attribuirle.

Lasciarle fuori è la scorciatoia che rovina il risultato, perché il costo condiviso è spesso il più alto di tutti. Il modo pratico è ripartirlo con un criterio dichiarato — in parti uguali è più che sufficiente per cominciare — e ricontrollare quante posizioni attive ci sono davvero su quella risorsa.

Proprio qui si nasconde il caso peggiore: un server pagato per dodici siti su cui ne sono rimasti attivi cinque. Il costo è invariato, i clienti che lo giustificavano sono la metà, e finché nessuno conta le posizioni la cosa non emerge. Come tenere separati tipo di servizio e fornitore lo abbiamo raccontato in come costruire uno scadenzario clienti.

Cosa fare con quello che trovi?

Sugli orfani la tentazione è disdire tutto subito. Vale la pena una verifica in più, perché ogni tanto quello che sembra orfano è un servizio che tiene in piedi qualcosa d’altro: una casella usata come indirizzo di recupero, un dominio che fa da redirect, un backup che contiene l’unica copia di un lavoro vecchio.

La regola pratica è disdire in due tempi: prima si sospende o si lascia scadere senza rinnovo automatico, poi si cancella davvero dopo qualche settimana. Sui domini in particolare conviene sapere quali sono i margini di recupero prima di lasciar correre — li abbiamo messi in fila in cosa fare quando un dominio è scaduto.

Sui servizi erogati e non fatturati la decisione è commerciale, non tecnica. Rimettere in fattura una voce dimenticata da due anni richiede una conversazione, e conviene farla prima del rinnovo successivo invece che con un conguaglio a sorpresa.

Ogni quanto rifare il censimento?

Il censimento fatto una volta è una pulizia. Fatto ogni anno diventa un controllo, e la differenza è che nel secondo caso non ricominci mai da zero.

Il momento migliore è quello in cui hai già le fatture dell’anno sotto mano, tipicamente a ridosso della chiusura. Il momento peggiore è quando ti serve, perché a quel punto lo stai facendo di corsa dentro un problema.

Quello che riduce davvero la fatica della volta successiva non è la velocità del primo giro, è aver registrato mentre facevi il primo giro: chi è il fornitore, quanto costa, a chi è attribuito. Se quelle tre informazioni restano scritte, l’anno dopo il censimento dura un pomeriggio invece di una settimana.

Quali errori si fanno nel censimento?

• Partire dai clienti. Trovi solo quello che già ricordi, ed è esattamente la parte che non serve cercare.
• Guardare meno di dodici mesi. I rinnovi annuali che cadono fuori dalla finestra restano invisibili.
• Dimenticare le carte e i conti secondari. Sono il nascondiglio abituale degli abbonamenti piccoli.
• Saltare i costi condivisi. Sono spesso i più alti, e sono anche quelli dove si nasconde il caso peggiore.
• Disdire di corsa. Qualche orfano tiene in piedi qualcos’altro, e te ne accorgi dopo.
• Non registrare mentre censisci. Se non scrivi fornitore, importo e cliente, l’anno prossimo rifarai tutto da capo.
• Trattarlo come un lavoro di pulizia. È un controllo di margine: quello che trovi cambia quanto guadagni, non quanto sei ordinato.

Da dove iniziare il censimento dei servizi?

1. Scarica dodici mesi di movimenti. Conto principale, carte aziendali, eventuali conti secondari e i pagamenti ricorrenti sui circuiti online.
2. Isola le voci ricorrenti. Tutto quello che compare più di una volta o che è chiaramente un rinnovo. Le voci una tantum non interessano.
3. Metti accanto a ciascuna un cliente. Dove non riesci, marca la riga: è lì che sta il valore dell’esercizio.
4. Aggiungi la colonna del fatturato. Per ogni voce, quanto hai incassato per lo stesso servizio nell’anno. Le righe con zero sono la seconda categoria.
5. Ripartisci i costi condivisi con un criterio scritto, e conta quante posizioni attive ci sono davvero su ognuno.
6. Decidi riga per riga: tengo, rifatturo, disdico. Le tre azioni sono diverse e vanno segnate.
7. Salva la struttura, non solo il risultato. Se ti stai chiedendo se un foglio basta ancora, il confronto è in il confronto fra un foglio di calcolo e uno scadenzario vero, e la struttura minima dei dati sta nella documentazione sulle scadenze.

Le prime cinque voci di questo elenco sono colonne, e non serve disegnarle da zero: il foglio di calcolo che mettiamo a disposizione le ha già, insieme al costo del fornitore e a un margine che si calcola da solo. È gratis e non chiede la mail.

Come teniamo il censimento aggiornato noi?

Dotify è lo scadenzario che abbiamo costruito in EnneStudio, la nostra agenzia web di Padova, ed è nostro: tienilo presente leggendo.

Per il censimento serve soprattutto dopo. Il primo giro lo fai comunque sugli estratti conto, ma quello che trovi va messo da qualche parte con fornitore, importo, cliente e data di rinnovo — altrimenti fra dodici mesi ricominci uguale. Registrando anche il costo verso il fornitore accanto all’incasso, le righe che non rifatturi più a nessuno smettono di essere una scoperta annuale e diventano una cosa che si vede.

Il piano gratuito tiene cinque clienti con tre scadenze ciascuno, e le email partono dai nostri server invece che dal tuo dominio: serve a capire com’è fatto. Per vedere il promemoria arrivare col tuo logo c’è la prova di quattordici giorni, senza carta. I piani partono da 7,99 € al mese.

Il quadro completo del ciclo — avvisare, incassare, misurare — sta in incassare i rinnovi dei clienti.