Quando si parla di rinnovi dimenticati, la cifra che tutti citano è quella del ripristino. È anche la meno importante delle cinque o sei voci che compongono il conto vero, ed è il motivo per cui questo tipo di errore viene sistematicamente sottovalutato: la parte che si vede è piccola.
Qui sotto proviamo a mettere in fila tutte le voci, comprese quelle che non finiranno mai su una fattura. Dove abbiamo un dato verificabile lo scriviamo con la sua fonte; dove non ce l’abbiamo descriviamo il meccanismo e ti lasciamo mettere i tuoi numeri, perché una media di settore inventata non aiuterebbe nessuno.
Il presupposto è quello di un’agenzia che gestisce domini e hosting per conto dei clienti. Se il dominio è tuo il conto è più corto: manca tutta la parte che riguarda la relazione, che è quella che pesa di più.
Quanto costa il recupero, in fattura?
È la voce più facile, ed è anche l’unica che si può quantificare con precisione. La regola da tenere a mente è che il ripristino non sostituisce il rinnovo: si somma. Quando un dominio entra nella fase di recupero paghi due volte, la tariffa di riscatto e l’anno di rinnovo.
| Situazione | Costo aggiuntivo |
|---|---|
Rinnovo entro 30 giorni dalla scadenza (.it) | nessun sovrapprezzo |
Ripristino di un .it dopo quella finestra | circa 12 € oltre al rinnovo |
Ripristino di un .com | oltre 60 € oltre al rinnovo |
| Dominio rilasciato e già registrato da altri | non quantificabile |
.it è prevista dal regolamento del Registro. Le cifre di ripristino sono quelle applicate dai registrar italiani: variano da fornitore a fornitore, quindi controlla il tuo listino prima di dare un numero al cliente.Un dettaglio che cambia i conti: la durata della fase di recupero non è uguale per tutti. A seconda dell’estensione va da zero a 45 giorni, e zero significa che alcune estensioni non prevedono affatto quella fase — il dominio passa direttamente al rilascio. Dare per scontato di avere “un mese di margine” perché è andata così l’ultima volta è il modo più rapido per trovarsi nella riga peggiore della tabella.
Il costo del tempo
Questa voce non ha un prezzo di listino, ma ha una struttura sempre uguale. Un rinnovo mancato produce una sequenza di attività che nessuno aveva messo a budget: capire in che fase è il dominio, aprire il ticket al registrar e seguirlo, chiamare il cliente, richiamarlo per aggiornarlo, verificare la propagazione DNS, controllare che la posta sia tornata davvero, rifare il certificato se è saltato, e alla fine scrivere a chi nel frattempo aveva provato a contattare il cliente senza riuscirci.
Non ti diamo un numero di ore perché dipende troppo da quanti servizi girano su quel dominio e da quanto è reattivo il tuo registrar. Il calcolo utile lo fai tu, e si fa in un minuto: conta le attività di quell’elenco che ti riguardano, assegna una stima onesta a ciascuna e moltiplica per la tua tariffa oraria reale — quella che useresti per preventivare, non quella che ti piacerebbe applicare.
Nella nostra esperienza la sorpresa non è il totale: è che quasi tutto quel tempo cade nello stesso giorno, e quel giorno era già pieno. Il costo reale è il lavoro che slitta, non le ore in sé.
C’è poi una coda che quasi nessuno mette nel conto. Se il contratto prevede livelli di servizio, l’emergenza può tradursi in una nota di credito o in un rimborso; e anche senza contratto, il lavoro extra che farai per rimettere le cose a posto quasi sempre lo farai gratis. E se in agenzia non sei solo, quelle ore le stanno perdendo anche gli altri: il conto non si somma, si moltiplica per il numero di persone che vengono tirate dentro.
Il costo che non si mette a preventivo
Qui sta la voce più grande, ed è quella che nessuno calcola perché non arriva mai sotto forma di fattura. Un cliente a cui è andato offline il sito non ti manda una richiesta di rimborso: aspetta la scadenza del contratto di manutenzione e non lo rinnova. Fra l’incidente e la conseguenza passano mesi, abbastanza perché le due cose sembrino scollegate.
Il modo corretto di quantificarlo è chiedersi quanto vale quel cliente su un anno — manutenzione, hosting, dominio, i lavori extra che di solito arrivano — e considerare che è esattamente la cifra che stai mettendo a rischio. È un ordine di grandezza diverso da qualsiasi tariffa di ripristino, e vale la pena confrontarlo con la seconda colonna della tabella qui sopra prima di decidere che il problema è marginale.
C’è poi la parte che non controlli. In un mercato locale il passaparola funziona in entrambe le direzioni, e “mi hanno lasciato il sito offline” è il tipo di frase che circola meglio di qualsiasi caso studio. Non è quantificabile e non serve drammatizzarla, ma va messa nella colonna giusta: non è un rischio remoto, è un rischio che semplicemente non si misura.
Il caso peggiore: il dominio rilasciato
Se nessuno interviene, il dominio torna disponibile e chiunque può registrarlo. Da quel momento il problema smette di essere tecnico. Se lo prende qualcuno che ci fa qualcosa di suo, non c’è procedura da attivare: c’è eventualmente una trattativa, a un prezzo che decide l’altra parte.
Vale la pena essere chiari su una cosa: un dominio non si “riprende” per diritto solo perché era tuo. Esistono strumenti per contestare registrazioni fatte in malafede su nomi corrispondenti a marchi, ma sono procedure lunghe, costose, e presuppongono che ci sia un marchio da far valere. Per il dominio di una piccola attività senza marchio registrato, la risposta realistica è che potrebbe essere perso.
Ed è qui che il conto cambia natura: non stai più valutando una spesa, stai valutando la sostituzione dell’indirizzo email di un’azienda, del suo posizionamento accumulato in anni e di tutti i materiali stampati su cui quel dominio compare.
Quali errori di calcolo si fanno più spesso?
- Contare solo il ripristino. È la voce più visibile e quasi sempre la più piccola del conto.
- Considerare il sito offline come il danno principale. Se sul dominio gira anche la posta, le email smettono di funzionare — e i messaggi persi non tornano con il ripristino.
- Ragionare per singolo episodio. La domanda giusta non è quanto costa una volta, ma quante volte all’anno rischi che succeda con il metodo che usi adesso.
- Assumere di avere sempre la fase di recupero. Per alcune estensioni non esiste.
- Dimenticare il costo del recupero della relazione. Lo sconto che farai sul lavoro successivo per farti perdonare è parte del conto, anche se non lo scriverai da nessuna parte.
Quanto costa prevenirlo, e da dove si inizia?
Onestamente: molto poco, e non necessariamente in denaro. Sotto una certa soglia di clienti la prevenzione costa solo disciplina, e vale la pena dirlo apertamente invece di far finta che serva per forza uno strumento.
- Fai il censimento. Esporta i servizi attivi da ogni pannello fornitore. Costa un pomeriggio, una volta.
- Segna costo e prezzo accanto a ogni scadenza. Serve anche a scoprire cosa stai rivendendo in perdita, che è un altro costo silenzioso.
- Definisci un momento fisso di revisione. Venti minuti a settimana. Sotto i venti clienti, un foglio di calcolo tenuto così basta davvero.
- Fai partire gli avvisi dal tuo lato. L’email del registrar arriva a te, non al cliente: se conti su quella, stai contando su te stesso che apri la posta al momento giusto.
- Rivedi il conto quando cresci. Il momento in cui uno strumento si ripaga non è una questione di gusto: è quando le ore che spendi a tenere in ordine il foglio superano quello che costerebbe non farlo.
Se il dominio di un cliente è già scaduto e stai leggendo per capire quanto ti costerà, la procedura passo per passo è in cosa fare quando il dominio di un cliente è scaduto. Se invece stai organizzando le cose perché non succeda, il punto di partenza è come organizzare lo scadenzario clienti di un’agenzia, e il confronto sul quando il foglio smette di bastare è in gestire le scadenze su Excel.
Come teniamo sotto controllo i rinnovi noi?
Da qui in avanti parliamo del nostro strumento, quindi prendilo per quello che è. Dotify nasce in EnneStudio, la nostra agenzia web di Padova, e nasce esattamente da questo conto: un rinnovo dimenticato, un sito offline, un cliente che se n’è andato. La storia completa è nella pagina chi siamo.
La parte del prodotto che riguarda questo articolo è meno appariscente di quella degli avvisi: sono le due colonne costo e prezzo accanto a ogni scadenza. Servono a sapere quanto vale davvero il ricorrente di ogni cliente — cioè quanto stai mettendo a rischio ogni volta che una data ti sfugge.
C’è un piano gratuito per provarlo. Ma se dopo aver fatto i tuoi conti concludi che con il numero di clienti che hai oggi il foglio di calcolo regge, è una conclusione corretta: il punto di questo articolo è farti fare il calcolo, non farti cambiare strumento.
